Privacyverklaring

Versie: 1.0.0 Datum: 1 mei 2018

1. Inleiding
In deze privacyverklaring lees je terug welke gegevens we van onze klanten bewaren, hoe we deze gegevens verzamelen en bewaren en hoe we deze gegevens beveiligen. Ook staan we stil bij de gegevens die we verzamelen over de bezoekers van onze website. De privacyverklaring zal indien nodig bijgewerkt worden om te blijven voldoen aan de wettelijke en wenselijke normen.

2. Bedrijf
Drie Essen bestaat uit een groep werkmaatschappijen waarbij op diverse locaties zwemactiviteiten worden aangeboden voor kinderen en volwassenen. Het gaat hierbij over een breed aanbod voor alle leeftijdscategorieën en een diversiteit aan deelname-opties; van eenmalig recreatief tot sportabonnementen en zwemopleidingen. Om deze diensten op de beste manier te kunnen uitvoeren is het noodzakelijk om diverse persoonsgegevens en andere data te verzamelen en te bewaren. Heb je naar aanleiding van deze privacyverklaring vragen of wil je rechten uitoefenen die je als consument hebt, neem dan contact met ons op via een van de volgende opties:
• het algemene emailadres rondom privacy-zaken: privacy@drie-essen.nl
• telefonisch met de locatie waarop u als klant actief bent of wilt zijn (zie www.drie-essen.nl) Alle overige bedrijfsgegevens zijn ook terug te vinden op https://www.drie-essen.nl.

3. Gegevens en doel
Binnen Drie Essen worden gegevens altijd verzameld met duidelijke redenen. Daarom willen we hier ook open en duidelijk over zijn naar onze klanten. Onderstaand leggen we uit welke gegevens we verzamelen en waarom we dit doen. We maken hierbij een onderscheid tussen de gegevens die we verzamelen bij het bezoeken van onze website Drie Essen enerzijds en de gegevens die we verzamelen bij (bestaande) klanten binnen het door ons gebruikte softwarepakket Splash van EasySwim Nederland.

3.1 Website Drie Essen
3.1.1. Google Analytics Binnen de website van Drie Essen worden gegevens verzameld om de website te verbeteren. Dit gebeurt met de plug-in van Google Analytics. Deze gegevens zijn volledig anoniem en worden niet gekoppeld aan persoonsgegevens.
3.1.2. Cookies Drie Essen verzamelt enkele cookies op de website gericht op het verbeteren van de gebruikerservaringen (‘necessary cookies’; apparaat-identificatie), marketingcookies (Google Adwords, Facebook), statistische cookies (Google Analytics).
3.1.3. Formulieren Op de website van Drie Essen zijn diverse formuleren te vinden. Voor sommige formulieren wordt u doorgestuurd naar de beveiligde pagina’s van Splash Software (zie hieronder) voor de verwerking van inschrijvingen en proeflesaanvragen en de daarbij behorende gegevensverzameling. Daarnaast is het mogelijk om een contactformulier te versturen, waarbij de gegevens worden verzonden naar een Drie Essen-emailadres en bewaard worden in een database van de website ten behoeve van het beantwoorden van uw vragen.

3.2 Splash Software
Drie Essen maakt voor haar bedrijfsvoering gebruik van Splash Software, een softwarepakket speciaal ontwikkeld voor zwemscholen en zwembaden. Binnen dit pakket verzameld en bewaard Drie Essen diverse gegevens om diverse redenen:

3.2.1. Persoons- en adresgegevens
Wij registreren en bewaren naam- en adresgegevens, geboortedatum en geslacht voor het in eerste instantie kunnen inplannen van alle deelnemers en het monitoren van de voortgang. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld, met uitzondering van de gegevens die EasySwim gebruikt voor de kwaliteitsborging op de door haar uitgegeven diploma’s.
3.2.2. Communicatiegegevens
Om klanten te kunnen uitnodigen en informeren, verzamelen en bewaren we emailadressen en telefoonnummers. Deze worden in eerste instantie gebruikt voor het kunnen uitvoeren van de diensten die we aanbieden, maar ook om onze (oud-)klanten op de hoogte te kunnen houden van nieuwe ontwikkelingen en acties die mogelijk interessant zijn voor hen. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld, met uitzondering van de gegevens die EasySwim gebruikt voor de kwaliteitsborging op de door haar uitgegeven diploma’s.
3.2.3. Beeldmateriaal
Desgewenst kunt u zelf beeldmateriaal uploaden naar de door Drie Essen gebruikte software. Dit is nooit een vereiste en dit beeldmateriaal zal nooit door Drie Essen of derden worden gebruikt. Wanneer Drie Essen zelf beeldmateriaal (foto/video) maakt, zal altijd uitdrukkelijke schriftelijke toestemming gevraagd worden bij kinderen/klanten die herkenbaar in beeld komen.
3.2.4. Financiële gegevens
Om (automatische) betalingen te kunnen verwerken, is het mogelijk om bankgegevens in te vullen via de persoonlijke pagina van iedere klant. Dit is optioneel en deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren van de automatische incasso waarvoor een klant toestemming geeft via dezelfde persoonlijke pagina. We houden daarnaast bij wanneer klanten betaald hebben en middels welke betaalmethode. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld.
3.2.5. Apparaat-gegevens
Binnen het systeem wordt er tijdelijk (maximaal 90 dagen) bijgehouden met welk type apparaat en user-agent wordt ingelogd op de persoonlijke pagina. Dit gebeurt uitsluitend om de veiligheid te kunnen waarborgen en het systeem te kunnen onderhouden en optimaliseren. Waar nodig gebruiken we deze informatie om bugs/fouten in de software op te sporen.
3.2.6. Gegevens omtrent deelname aan zwemactiviteiten
We houden alle gegevens rondom de deelname aan zwemactiviteiten bij om onze dienstverlening te optimaliseren. Denk hierbij aan lesgroep-historiek, presentie en absentie, voortgangsmonitoring, communicatie, verkoop, tegoeden, abonnementsgegevens en betalingen. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld.
3.2.7. Locatiegegevens
Splash software bewaard het IP-adres waarmee wordt ingelogd. Dit doen we uitsluitend om te voorkomen dat er ongewenste pogingen worden gedaan om toegang te krijgen tot het systeem of om pogingen te stoppen die gericht zijn op het vertragen of buiten werking stellen van het systeem (hacking). Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld en worden niet langer dan 90 dagen bewaard.
3.2.8. Vragenlijsten
Er worden vanuit Splash Software vragenlijsten verstuurd naar klanten om onze dienstverlening te verbeteren. Deze input wordt niet anoniem bewaard om de juiste opvolging te kunnen doen. Voor kinderen die een zwemopleiding afsluiten met een door EasySwim uitgegeven diploma geldt dat er vanuit het oogpunt van kwaliteitsborging automatische vragenlijsten worden verstuurd door Drie Essen en EasySwim gezamenlijk, welke uitsluitend gebruikt worden voor het monitoren van de kwaliteit van afzwemmen bij Drie Essen. EasySwim bewaart deze gegevens in haar wereldwijde database van uitgegeven zwemdiploma’s waarmee de registratie van het zwemdiploma voor onbepaalde tijd kan worden gewaarborgd. Deze gegevens worden nooit, Naast Drie Essen en EasySwim, met derden gedeeld.
3.2.9. Ezzy’s Island app
Kinderen die zwemles volgen bij Drie Essen krijgen toegang tot de app Ezzy’s Islands. Deze app speelt een belangrijke rol binnen de zwemopleiding van kinderen. Hierbij wordt data vanuit de app verstuurd naar Splash. De gegevens die verstuurd en bewaard worden betreffen de feedback van kinderen op de vragen die Ezzy hen stelt, de voortgang binnen de app zodat deze niet gelimiteerd is tot een enkel apparaat en de informatie die ouders en/of lesgevers kunnen gebruiken om kinderen beter te helpen. Daarnaast wordt bijgehouden op welk type apparaat de app is geïnstalleerd om sneller en beter performance- en stabiliteitsverbeteringen te kunnen doorvoeren.
3.2.10. Medische gegevens
Indien noodzakelijk en uitsluitend met toestemming van klanten zullen we medische gegevens bijhouden van klanten welke ons helpen bij het uitvoeren van de zwemactiviteiten. Ook kan het voorkomen dat we abonnementen tijdelijk stoppen en hierbij de medische reden vermelden zodat we optimaal kunnen monitoren wanneer klanten hun deelname mogelijk weer kunnen hervatten. Deze gegevens worden nooit met derden gedeeld. Voor de meeste van bovenstaande gegevens geldt dat zij volledig inzichtelijk zijn op de persoonlijke pagina én dat ze door klanten zelf kunnen worden aangepast/bijgewerkt.

4. Gegevensverwerking
door derden Drie Essen maakt voor de verwerking van persoonsgegevens gebruik van software van derden. Ook in relatie tot de kwaliteitsborging van de dienstverlening door Drie Essen, worden gegevens gedeeld met externe partijen. Hieronder een opsomming van externe partijen die betrokken zijn met de verwerking van persoonsgegevens van klanten van Drie Essen.

4.1 Gegevensverwerking
Drie Essen werkt, zoals hierboven aangegeven, met Splash software, een softwarepakket voor zwembaden ontwikkeld door EasySwim. Alle verwerkingen en registraties van persoonsgegevens worden verwerkt en bewaart op het softwareplatform van Splash. Splash Software maakt hierbij gebruik van opslagservers van Strato (Sub-verwerker).

4.2 Kwaliteitsborging
Drie Essen biedt zwemopleidingen aan gericht op het behalen van diploma’s uitgegeven door EasySwim. Voor de borging en bewaking van de kwaliteit voert EasySwim in samenwerking met Drie Essen onderzoeken uit onder ouders/verzorgers van kinderen die een door EasySwim uitgegeven diploma behalen. Deze onderzoeken maken gebruik van de persoonsgegevens van klanten van Drie Essen, waaronder naam, geboortedatum en emailadres.

4.3 Website hosting
De website van Drie Essen wordt (mede-)beheerd door Juist BV, met hun Sub-verwerker Danego als hostingmaatschappij). De gegevens die verzamelt worden in cookies, alsmede de gegevens die bewaard worden vanuit de contactformulieren worden dus door Juist BV en haar Sub-verwerker geregistreerd en bewaard.

4.4 Financiële dienstverleners
Wanneer (oud-)klanten hun betalingsverplichtingen niet voldoen, kan het zo zijn dat Drie Essen het incasseren van de verschuldigde bedragen uitbesteed aan incassobureau van Ras.

5. Bewaarperiode
Gegevens blijven voor 5 jaar bewaard door Drie Essen, mits er geen openstaande betaalverzoeken meer zijn en/of mensen niet middels een opt-in zijn ingeschreven voor de nieuwsbrief. We hanteren deze periode bewust omdat we weten dat onze (oud-)klanten hun abonnement en deelname regelmatig op een later tijdstip willen hervatten/vernieuwen. Daarbij is het wenselijk dat gegevens bewaard blijven om verder te gaan waar men is gebleven. Drie Essen kan hiermee ook betere diensten aanbieden en aanbevelen. Let op: bij het verwijderen worden directe persoonsgegevens verwijderd, overige informatie wordt geanonimiseerd om statistieken en overzichten intact te kunnen houden Uiteraard heeft u de mogelijkheid een verzoek in te dienen om alle gegevens te verwijderen. Dit kunt u ten allen tijde doen door uw verzoek te mailen naar privacy@drie-essen.nl. Het verwijderen van alle gegevens kan alleen wanneer een persoon niet meer actief is als klant van Drie Essen en wanneer alle betalingen afgehandeld zijn.

6. Beveiliging
Drie Essen zorgt ervoor dat zowel haar website alswel de externe softwaresystemen die gebruikt worden voldoen aan de te verwachten beveiliging van gegevens zoals wachtwoordbescherming, SSL-verbindingen en andere veiligheidsmaatregelen. Daarnaast zijn alle medewerkers van Drie Essen met toegang tot persoonsgegevens op de hoogte van de gedragsregels en beveiligingsprocedures persoonsgegevens zoals uitgeschreven binnen Drie Essen. Op sommige locaties van Drie Essen hangen beveiligingscamera’s ter beveiliging van onze medewerkers, klanten en eigendommen. Indien deze camera’s opnamen vastleggen, zullen deze beelden uitsluitend gebruikt worden om (mogelijk) ongeoorloofd gedrag of diefstal te onderzoeken. Deze opnamen blijven maximaal 30 dagen bewaard en zullen nooit gedeeld worden met derden, met uitzondering bij politieonderzoeken. Op locaties waar opnamen gemaakt worden zullen camera’s altijd duidelijk zichtbaar geplaatst worden en word je hierover duidelijk geattendeerd, onder andere in de huisregels.